Zálohy v malé firmě: jak poznat, že fungují

Když se firmy ptám, jestli zálohují, skoro vždycky odpoví, že ano. Když se zeptám, kdy naposledy zkusili ze zálohy něco obnovit, nastane ticho. A právě v té odpovědi je celý rozdíl mezi zálohou a pocitem zálohy.

Záloha, kterou nikdo nevyzkoušel, není záloha

Zálohovací nástroj umí selhat tiše. Přestane se spouštět po aktualizaci, dojde místo na disku, změní se heslo ke cloudu, vymění se počítač a na nový se zálohování nenastaví. Nic z toho se nijak neprojeví – až do dne, kdy data potřebujete.

Proto k zálohám patří pravidelná zkouška obnovy. Nemusí to být nic složitého: jednou za čtvrt roku vzít náhodný soubor, obnovit ho vedle a podívat se, jestli jde otevřít. Deset minut práce, které rozhodnou o tom, jestli má celý systém smysl.

Pravidlo 3-2-1 a proč pořád platí

Je to jednoduchá pomůcka, která se dá splnit i v tříčlenné firmě:

• 3 kopie dat – originál a dvě zálohy;
• 2 různá média – například disk v počítači a externí disk nebo cloud;
• 1 kopie mimo firmu – aby vám při vytopení, požáru nebo vloupání nezmizely originál i záloha najednou.

Nejčastější chyba, na kterou narážím: záloha leží na externím disku, který je trvale připojený ke stejnému počítači. To je zálohování jen do chvíle, než přijde ransomware nebo blesk. Šifrovací virus zašifruje i připojený disk.

Cloud není automaticky záloha

Dokumenty v OneDrive, Google Drive nebo Dropboxu se synchronizují – to znamená, že když soubor smažete nebo přepíšete u sebe, provede se to i v cloudu. Koš a historie verzí to do určité míry řeší, ale jen na pár dní nebo týdnů a jen pro to, co je v nich vidět.

U firemních dat v Microsoft 365 nebo Google Workspace to platí dvojnásob. Poskytovatel garantuje, že nepřijde o data on. Neručí za to, že si je smažete sami, že vám je smaže odcházející zaměstnanec nebo že vám účet někdo vybílí. Na tohle existují samostatné zálohovací služby.

Co konkrétně zálohovat

Když sepisuji zálohovací plán, procházím s firmou tento seznam:

• dokumenty a sdílené složky – to obvykle nikdo nezapomene;
• účetnictví a databáze – často bývají jen na jednom počítači nebo serveru, a to tom nejstarším;
• e-maily – hlavně schránky v cloudu, viz výše;
• web a jeho databáze – hosting mívá zálohu, ale jen pár dní zpětně a obnovu si musíte umět vyžádat;
• nastavení a přístupy – seznam služeb, domén, licencí a kdo k čemu má heslo. Když se něco stane, tohle vám ušetří dny.

Jestli na tom vaše firma je dobře, zjistíte za dvě minuty v krátké kontrole záloh – šest otázek a na konci seznam konkrétních věcí, které doplnit.

Jak poznat, že je to udělané dobře

Zálohy považuju za v pořádku, když firma umí odpovědět na čtyři otázky:

1. Co se zálohuje a co ne?
2. Jak často a kam?
3. Kdo se dozví, že záloha selhala?
4. Jak dlouho by trvalo data obnovit?

Ta poslední je nejdůležitější a nejčastěji se na ni zapomíná. Jiné je, když obnova trvá dvě hodiny, a jiné, když tři dny. U firmy, která bez systému nemůže fakturovat ani objednávat, je to rozdíl mezi nepříjemností a vážným problémem.

Kde začít

Pokud si nejste jistí, jak na tom jste, nejrychlejší je zkusit obnovu. Vezměte soubor, který jste upravovali před měsícem, a zkuste ho ze zálohy dostat zpátky. Když to půjde, máte zásadní věc vyřešenou. Když ne, našli jste problém dřív, než vás našel on.

Rád to projdu s vámi – zálohy a dohled jsou součástí správy IT, kterou u klientů dělám, ale dá se to udělat i jednorázově.